건강검진 자료, 얼마나 보관해야 할까?
직장인이든 자영업자든 1~2년에 한 번은 건강검진을 받게 되는데요. 이때 발생하는 건강검진 기록은 의료기관뿐 아니라 사업장에서도 보관 의무가 생깁니다. 그럼 과연 이 자료들은 얼마 동안, 어떤 기준으로 보관해야 할까요?
건강검진 자료 보존 의무, 누구에게 있을까?
건강검진 자료는 크게 두 가지로 나뉩니다.
- 개인 건강검진 결과
- 사업장 건강진단 자료(근로자 건강검진 결과)
개인 건강검진 자료는 주로 병·의원에서 관리하며, 사업장 건강검진 자료는 사업주 또는 기관의 산업안전보건담당자가 보관하게 됩니다. 산업안전보건법에 따라 사업주에게도 일정 기간 보관할 책임이 있습니다.
법적으로 정해진 보존 기간은?
보존 의무는 관련 법령에 따라 다음과 같이 구분됩니다:
- 일반 건강검진 기록 (국가건강검진 포함):
→ 5년 보관 의무 (「의료법 시행규칙」 제15조) - 직장 내 건강진단 기록 (근로자 건강검진):
→ 10년 이상 보관 (「산업안전보건법」 제125조 및 시행규칙 제226조)
즉, 병원이나 건강검진센터에서는 5년간 보관 의무가 있지만, 사업장은 해당 근로자의 건강진단 결과를 최소 10년간 보존해야 합니다.
보관하지 않으면 어떤 문제가?
자료 보존을 소홀히 할 경우 과태료 처분 대상이 될 수 있습니다. 특히 사업주의 경우 산업안전보건공단 등의 감독에서 문제로 지적되면 최대 1,000만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
또한, 근로자가 산업재해를 입거나 법적 분쟁이 발생했을 때, 과거 건강진단 기록이 중요한 증거로 활용되므로 반드시 정해진 기간 동안 보관하는 것이 중요합니다.
자료는 어떻게 보관하는 것이 좋을까?
- 전자파일 형태로도 가능
건강진단 기록은 종이문서뿐 아니라 전자파일 형태로도 보관 가능합니다. 단, 위·변조가 불가능한 형태여야 하며, 백업 시스템도 갖춰야 합니다. - 개인정보 보호 강화
건강검진 기록에는 민감한 개인정보가 포함되어 있으므로, 보관 시 반드시 접근 권한 관리와 암호화 등 보안 대책을 마련해야 합니다.
마무리
건강검진 자료는 단순한 기록이 아닌, 근로자의 건강과 권리를 지키는 중요한 근거자료입니다. 관련 법령에 따라 정해진 보관 기간을 꼭 지키고, 체계적인 관리 체계를 갖추는 것이 필요합니다. 사업장에서는 담당자 지정, 전산 보관 시스템 도입 등을 통해 책임 있는 관리가 이뤄져야 하겠습니다.
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